Web予約できる歯科医院が増えている昨今、「インターネットで予約できない歯科医院の予約は面倒くさい」という方も増えています。歯科医院では、そういった患者を取りこぼさないために早急な予約管理システム（診療予約システム）の導入が求められます。

しかし、予約管理システムを導入するには費用も手間もかかります。それだけに「急いで導入しなくてはいけないほどのメリットがあるのだろうか」と二の足を踏んでしまう方も少なくありません。

そこで当記事では、予約管理システムの機能を解説するほか、導入のメリット、デメリットをご紹介します。予約管理システムの導入を検討している方は、ぜひご一読ください。

歯科医院向け予約管理システムとは

歯科医院向け予約管理システムとは、Webを通して患者からの診察予約を受けられるのはもちろん、患者データの管理をはじめとした複数の機能が備わった医療機関向けのシステムです。

予約管理システムの導入にあたって特に重要視することは、歯科医院に合う機能を選ぶことです。提供している事業者によって、搭載されている機能が異なりますので、導入時にさまざまな観点で選ぶ必要があります。

予約管理システムの具体的な機能

歯科医院向けの予約管理システムには、主に“予約管理機能”“お知らせ機能”“決済機能”という機能があります。ここでは、これら3つの機能について、具体的にどのようなことが実現できるのかをご紹介します。

1.予約管理機能

予約管理システムの中心的な機能である予約管理機能では、患者からの予約およびキャンセルをWeb上で受け付けることが可能です。

パソコンやスマートフォンからの気軽な予約が可能になることは、患者にとって利便性が高まるため、増患対策につながります。

また、歯科医院側のメリットとしては、ひとつのシステム上で患者の予約日を把握できるほか、電子カルテとの紐付けも可能である点が挙げられます。いつ、どういった患者が来院されるのか把握できるため、効率的な歯科医院運営につながります。

2.お知らせ機能

予約管理システムによっては、患者への診察日お知らせ機能が付帯します。診察日が近づくとメールやLINEなどで通知が送信されるため、急なキャンセルのリスクを減らせます。

また、医療機関の待ち時間や順番を通知する機能や、歯科医院からのメッセージ機能が付帯した予約管理システムもあります。

3.決済機能

クレジットカードや電子マネー、バーコード決済といったキャッシュレス決済機能を付帯している予約管理システムも多くあります。

近年では、国を挙げてキャッシュレス化が推し進められていますが、歯科医院も例外ではありません。キャッシュレス決済を要望する方も増加しているため、いち早い導入により、患者の満足度向上にもつながります。

予約システムを導入することで得られるメリット

ここでは予約管理システムを導入することで得られるメリットについて、歯科医院全般にいえることをご紹介します。

業務の効率化ができる

ITシステム導入における大きなメリットは業務の効率化に期待ができる点です。予約管理システムを用いれば、電話対応や窓口対応による予約管理と比較して、受付業務を効率化できます。

業務の効率化に伴い、人員の最適化によるコストの削減が狙えるほか、従業員の負担が減り、患者へのサービス向上により多くの時間を使えるようになります。

待ち時間を減らせる

待っている人数や待ち時間のお知らせ機能が付帯する予約管理システムであれば、患者一人ひとりが最適な来院タイミングを選べます。

患者のストレスを軽減するほか、待合室の混雑が避けられることで感染症リスクの軽減および来院の安心感にもつながります。

予約システムの導入する際のポイント

歯科医院が予約管理システムを導入する際には費用面と時間面で導入を決める必要があります。

導入に費用がかかる

予約管理システムの導入には、一定の費用がかかることは避けられません。どの程度の費用がかかるかは、利用する予約管理システムによって異なります。

必要なシステムは歯科医院によって異なるため、予算や機能を考えたうえで、数社ほど見積もりをして決めるのがおすすめです。

導入に時間がかかる

予約管理システムを導入し、利用を開始するまでにはある程度の時間がかかります。導入にあたって、レセコン（※）との連携が必要になるほか、操作方法や運用方法について従業員に周知するための時間が必要です。

導入までにかかる具体的な期間は、利用する予約管理システムによっても異なりますが、1カ月ほどは見積もっておくのが無難です。特にキャッシュレス決済機能を付帯する場合には、審査が必要であることから時間を要する可能性があります。

※ レセコン（レセプトコンピュータ）とは、医療機関に設置されているレセプト作成用のコンピュータシステムのこと。業務効率化を図るためには、多くの予約管理システムにおいてレセコンとの連携が必要。

クリニッククラウドGRならLINEを利用した予約管理が可能

※歯科医院向けの予約管理システム『クリニッククラウドGR』

患者の利便性アップおよび歯科医院内の業務効率化を図りたいと考えているのであれば、当社が提供する『クリニッククラウドGR』をぜひご検討ください。

クリニッククラウドGRであれば、LINEを利用した予約管理が可能なため、患者に受け入れられやすく、扱いやすさにも長けております。

そのほか、予約率やキャンセル率などといったデータ管理機能も豊富です。歯科医院の経営を手厚くサポートいたします。

予約管理を行いやすい

クリニッククラウドGRは、シンプルな管理表を用いることで、患者の予約状況や診察予定日、治療内容などがひと目でわかるように設計しております。

予約状況と患者情報は紐付けされているため、診療の効率化にも役立てることが可能です。

データ分析にも活用できる

クリニッククラウドGRには、予約率やキャンセル率、リコール率などのデータが蓄積されます。

蓄積されたデータが分析しやすい形で表示されるため、データ分析の効率や精度の向上に貢献します。

お使いのレセコンと連携できる

クリニッククラウドGRは、さまざまなメーカーのレセコンとデータ連携が可能です。

レセコンとの連携によって、患者データの重複管理を行う手間がかからないこともメリットのひとつです。レセコンとの連携についての詳細は、お気軽にお問い合わせください。

LINEと連携している

LINEは、国内の月間アクティブユーザーを9,300万人以上誇るコミュニケーションツールです。それだけにLINEと連携しているクリニッククラウドGRは、多くの患者にとって利用しやすい予約管理システムであるといえます。

患者からの予約の確認・変更に24時間対応できるほか、予約日時の通知を自動で送信するといった基本的な機能ももちろん利用いただけます。

また、受付業務を自動化できるオンライン受付機能により、業務の効率化および感染症対策を進められます。さらに、医院からのお知らせを一斉配信したり、個々の患者へ問診をしたりなども可能です。治療の最適化や継続率の向上にも役立てられます。

歯科医院の運営に予約管理システムは必要不可欠

歯科医院が予約管理システムを導入することによるメリットは、予約管理の効率化だけにとどまりません。

患者にとっては気軽な予約が可能になるほか、待ち時間の減少によるストレスを軽減するメリットがあり、増患対策にもつなげられます。また、データ管理や分析がスムーズになり、業務全体の効率化および最適化も図れます。

クリニッククラウドGRであれば、これらのメリットが十分に得られるほか、従業員のシフト管理に役立つさまざまな業務サポートシステムも搭載しております。導入の流れも簡単なため、予約管理システムの導入を検討されている医院さまは、お気軽にお問い合わせください。