歯科医院において予約キャンセル率を下げることは経営の安定に直結するといっても過言ではありません。なかでも近年注目されているのが予約管理システムを活用した「キャンセル対策」です。

そこで当記事では、なぜ予約管理システムを活用することがキャンセル対策につながるのかを解説します。キャンセル率を下げる方法を検討されている方は、ぜひご一読ください。

歯科医院で起きているキャンセル問題

日本の歯科医院におけるキャンセル率は平均10％だといわれています。例えば、月300人の患者が予約をした場合、30人を失うことになります。

仮に新患を獲得できたとしても、キャンセル率が高いままでは根本的な問題の解決にはなりません。そもそも新患の獲得は多くの歯科医院が抱える課題であり、容易なことではありません。歯科医院の経営を安定させるためには、新患の増加よりもまずキャンセル率を下げることが重要だといえます。

また、キャンセルによって再受診までに期間が空くことや治療を中断してしまうことは、歯科医院の経営面だけでなく、患者の健康にも大きな影響を与えかねません。

このような背景から歯科医院・患者のために、キャンセル問題に対して誠実かつ早急に向き合う必要があります。

考えられるキャンセルの原因

ある調査では「予約キャンセルをしやすいサービス」として飲食店や医療機関が上位に挙げられています。実際にこういったサービスを提供している事業者は常にキャンセル問題を抱えています。

予約日を忘れる

当社が歯科医院に通う患者に対してアンケートを行ったところ、キャンセル理由として最も多かった回答は「忘れていた」というものでした。

回答者のうち、72％もの患者が予約日を忘れていたことをキャンセルの理由として挙げています。

急な用事が入った

ほかにも「急な用事が入った」「仕事の都合」「家庭の事情」という理由もピックアップされていました。

意図的な事情ではないにしても、これらの理由からキャンセル問題は常に対策を考える必要があります。

キャンセル率を下げるためにできる改善方法

歯科医院のキャンセル率を下げるための方法は、診察券やハガキなどの紙を利用したアナログな方法のほか、予約管理システムやお知らせ機能などを利用したデジタルな方法が存在します。

【アナログ】診察券に日時を記入する

1つ目は、診察券に次の診察日時を記入する方法です。診察券に予約日を記入する欄を設ければ、患者はいつでも予約日を確認できます。

しかし、「予約日を忘れないように」「患者自身が診察券を確認するように」心掛ける必要がある方法です。自発的な心掛けを期待できない患者に対しては、あまり効果が見込めません。

【アナログ】ハガキを送る

2つ目は、診察予約日より少し前にハガキを送る方法です。診察券に日時を記入する方法と併用することで、歯科医院から患者へ働きかける回数が増え、効果を高められます。

しかし、ハガキ代や切手代といったコストがかかるほか、ハガキの作成や投函など、スタッフの負担増につながる恐れがあります。

【デジタル】予約管理システムを利用する

3つ目は、歯科医院向け予約管理システムを導入してキャンセル率を下げる仕組みを作り上げる方法です。

予約日が近づいたときにメールやSNSメッセージなどで来院を促す「お知らせ機能」があり、患者が予約日を忘れてしまうリスクも減らせます。

また、急な用事によって行けなくなった場合でもWeb上から予約の変更ができます。Web上で診察の予約や変更ができる予約管理システムの導入は、インターネットが普及した現代において、キャンセル率の低下に大きく貢献してくれます。

クリニッククラウドGRなら予約キャンセルを分析できる

※歯科医院向けの予約管理システム『クリニッククラウドGR』

歯科医院向け予約管理システム『クリニッククラウドGR』ならWeb上での予約受付や変更が自動対応できるだけでなく、データの蓄積も可能です。

蓄積されるデータは、予約率やキャンセル率、稼働率などです。グラフを用いた視認性の高い形で表示できるため、収集データを基に経営の状況を分析することで、より効果的な対策の検討にもご利用いただけます。

また、レセコン（※）とデータ連携し、患者情報と予約状況を照合すれば、業務効率までもを高められるでしょう。

※ レセコン（レセプトコンピュータ）とは、医療機関に設置されているレセプト作成用のコンピュータシステムのこと。業務効率化を図るためには、多くの予約管理システムにおいてレセコンとの連携が必要。

キャンセル率の改善には予約管理システムの導入を

歯科医院で問題になっているキャンセル問題は、経営に打撃を与えるだけでなく、患者の治療経過にも影響を及ぼすため、適切な対策を実行しなくてはいけません。

キャンセル対策にはさまざまな方法がありますが、予約管理システムの導入は、「予約日を忘れてしまう」「予約の変更が手間で無断キャンセルしてしまう」といった根本的な原因にアプローチできる方法です。

なかでも『クリニッククラウドGR』は、歯科医院向けに開発された予約管理システムであるため、現場での使い勝手に長けています。興味を持たれた方は、まずはお気軽にお問い合わせください。