歯科医院・クリニックのアポイントメント管理で発生する課題と解決策

従来の紙媒体やExcelを利用したアポイントメント管理（以下、アポ管理）は、転記ミスをはじめとしたヒューマンエラーによるリスクが高く、多くの歯科医院において長年の課題でした。

しかし近年は、そのリスク対策として「アポ管理にデジタル技術を導入する」歯科医院が増えてきています。

そこで当記事では、歯科医院におけるアポ管理の課題をおさらいしたうえで、解決策として推奨されるデジタル技術『クラウドシステム』をご紹介します。

クラウドシステムは、直感的に扱いやすいのが特徴です。専門知識がなく、デジタル技術の導入に不安があるという方も、ぜひご一読ください。

アポイントメント帳管理の役割

歯科医院において患者の予約日時を管理するのがアポイントメント帳（以下、アポ帳）です。

デジタル技術が普及する以前、患者の予約管理はアポ帳という紙媒体を用いていました。患者が来院する日時を紙で管理することで、予約の被りがないスケジュールや空き時間のない診療体制を築く役割を果たしています。

歯科医院におけるアポ管理はとても重要です。アポ管理にミスが生じることによって、以下のような問題が発生します。

アポ管理を徹底して、スムーズな診察および業務の効率化を促すことは、歯科医院にとっても、健全な運営をするうえでは必要不可欠です。ひいては集患対策の基礎にもなり得る要素ともいえるでしょう。

従来のアポ帳の管理には、いくつかの課題が存在します。業務負担がデジタルな方法に比べると大きく、ヒューマンエラーのリスクを避けられないということにあります。

紙媒体で行うアポ管理の課題は、主に以下の4つです。

紙媒体でのアポ管理は、ほかの方法と比較して非常に効率が悪いといえます。データの蓄積や患者の記録を検索するうえでも、多くの時間と労力が必要になるでしょう。

そのうえ、完全手動での対応になることから、デジタルシステムの利用時に比べてヒューマンエラーに伴うリスクが高くなります。

Excelでのアポ管理は、紙媒体に比較して効率は良いです。しかし、手動で対応する業務が多く残っているほか、Excelならではの難点もあるため、まだまだ課題は残っているといえます。

テンプレートを用意する必要があるExcelでは、一定の知識や技術が必要です。またExcelは膨大なデータを処理するには向いていないため、利用を続けるうちに動作が重くなり、作業効率の低下を招く恐れがあります。

パソコン上のファイルで管理することから、リアルタイムで複数人同時に予約管理業務を行うこともできません。規模が大きい歯科医院では、顕著に不便さを感じることも考えられます。

※歯科医院向けの予約管理システム『クリニッククラウドGR』

紙媒体やExcelでのアポ管理につきまとう課題を解決するのが、デジタル技術の導入です。なかでもクラウドシステムを用いた歯科医院向け『クリニッククラウドGR』は、使い勝手に優れています。

クリニッククラウドGRであれば、アポ管理はもちろん、患者からの予約受付や変更までデジタル化が可能です。多くのレセコン（※）と連携が可能なため、患者のデータと予約情報の紐付けもできます。

※ レセコン（レセプトコンピュータ）とは、医療機関に設置されているレセプト作成用のコンピュータシステムのこと。

クリニッククラウドGRなら予約管理の機能が付帯しているため、患者と歯科医院の双方にメリットがあります。

また、通知機能が備わっており、予約日時が近づくと患者に再来院を促してくれます。予約キャンセルが多いと感じている場合は、クリニッククラウドGRを導入することでキャンセル率低下にも期待できます。

日本でも多く使われているコミュニケーションツールにLINEがあります。

クリニッククラウドGRはそのLINEと連携しており、予約受付や通知、歯科医院からの情報発信、治療後のフォローなども可能です。LINEというコミュニケーションツールを利用することによって患者の利便性が高まります。

紙媒体やExcelを用いたアポ管理には、業務負担の大きさやヒューマンエラーによるリスクの増加といった課題があります。

これらの課題を解決するためには、デジタル化が推奨されます。アポ管理の課題に頭を悩ませているのなら、ぜひ『クリニッククラウドGR』をお試しください。

クリニッククラウドGRであれば、課題を解決するとともに、業務効率化や患者の利便性向上など、歯科医院の運営を多角的にサポートできます。

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