厚生労働省『医療分野の情報化の推進について』によると、一般病院における電子カルテシステムの普及率は2008年（平成20年）で14.2％に対して2022年（令和2年）で57.2％でした。
画像引用元：厚生労働省『医療分野の情報化の推進について』
たった14年で電子カルテシステムが普及したのは、デジタル技術の導入による業務効率化が目覚ましい効果を発揮してくれたことが起因しています。
医療現場にデジタル技術を導入することは、アナログ手法よりも患者の対応やデータ管理を効率化し、業務負担を軽減します。特に診療予約システムは、受付や予約管理業務の自動化を進められるため、診療科目や病院の規模にかかわらず、メリットを得やすいシステムです。
そこで当記事では、診療予約システムの機能やメリットを解説するほか、おすすめの診療予約システムについてもご紹介します。診療予約システムの導入についてご検討している方は、ぜひご一読ください。
出典：厚生労働省『医療分野の情報化の推進について』
診療予約システムとは
診療予約システムとは、Web上で診療の予約を受け付けるためのシステムのことです。ほかにも予約管理システムや予約システムと呼ばれます。
従来の電話や窓口で予約を受け付ける方法とは異なり、患者からの予約やその管理が自動化されるため、従業員（スタッフ）の業務負担を減らせます。
また診療予約システムは、患者視点で「いつでもどこでも気軽に予約しやすくなる」といった理由で利便性が高まり、徐々に導入が広がっています。集患効果を期待できるシステムとしても認知されています。
診療予約システムの導入メリット
診療予約システムの導入は、患者と医療機関のどちらにもメリットがあります。
| 項目 | メリット詳細 |
|---|---|
| 患者側 |
|
| 医療機関側 |
|
診療予約システムを導入することで予約状況が把握できるため、患者は待ち時間を減らすことも可能です。そのほかにも、混雑を緩和させ、患者の感染リスクを減らすといったメリットも挙げられます。
導入前に押さえたい診療予約システムの機能について
診療予約システムの機能は、提供事業者によって異なります。仮に自社で導入を検討している場合には、必要な機能を搭載した診療予約システムを選ぶことが大切です。
ここでは比較項目として特に重要な機能である、「予約機能」「通知機能」「電子カルテ・レセコン連携機能」について解説します。
患者と医療機関を結ぶ『予約機能』
診療予約システムの予約機能は、患者がWeb上からいつでもインターネット経由で予約できる機能です。
パソコンやスマートフォンなどの端末から好きなタイミングで予約ができるため、患者の継続受診にもつながります。また、医療機関側では管理画面から予約状況が分かるので予約管理業務の効率化も可能です。
診療予約システムを選ぶにあたって、予約機能は必ず押さえておくべきといえます。
キャンセル率を低下させる『通知機能』
診療予約システムには、診察の予約日時が近づくと患者が忘れないように通知・リマインドする機能があります。
医療機関の1つである歯科医院を対象としたアンケートでは、診察の予約キャンセルをした理由として「予約日を忘れていた」が72％と最も多かったと結果がでました。診療予約システムの通知機能を利用することで、この予約キャンセル率を減らすことも期待できます。
診療予約システムを利用して患者の利便性を高めながら、集患対策やキャンセル率問題を同時に改善したいなら通知機能は欠かせません。
業務負担を軽減させる『電子カルテ・レセコン連携機能』
医療業界のデジタル化に伴い、電子カルテやレセコン（※）と連携する機能もあります。
特に、医療施設から健康保険組合などの支払い機関に対して、診療報酬を請求するレセコンは、紙で行うよりも利便性が非常に高いこともあり、ほとんどの歯科医院が利用しています。
※ レセコン（レセプトコンピュータ）とは、医療機関に設置されているレセプト作成用のコンピュータシステムのこと。
LINEとの連携や従業員のシフト管理まで行えるクリニッククラウドGR
※歯科医院向けの予約管理システム『クリニッククラウドGR』
今後、診療予約システムの導入を検討しているのであれば、必要な機能やサポート内容がそろったシステム選びを推奨します。
当社が提供している『クリニッククラウドGR』は、歯科医院向けに設計された予約管理システムです。そのため、予約管理業務やお知らせ機能、レセコンとの連携など基本的な機能に加えて、歯科医院の経営をサポートする機能まで備えています。
LINEで患者との円滑なコミュニケーションが可能
利用者が多いコミュニケーションツールのLINEと診療予約システムが連携していることで、患者の利便性の向上が期待できます。
クリニッククラウドGRでは、LINEから診察の予約日時を確認でき、歯科医院からお知らせを発信したり、治療後にフォローしたりすることも可能です。
スタッフのシフト管理機能を搭載
クリニッククラウドGRは、患者の予約管理以外にもさまざまな経営サポート機能を搭載していますが、従業員のシフト管理機能もその一つです。
クリニッククラウドGRのシフト管理表は視認性が高く、操作も簡単です。これまでアナログ管理だったという歯科医院であっても、すぐにシフト管理を効率化できます。
システム導入こそ、医院運営や業務効率課題を解決
電子カルテやレセコンなど医療現場でもデジタル化が進む時代です。業務効率化や集患対策を考えるのであれば、予約管理のデジタル化は必要不可欠といえます。
歯科医院向けの予約管理システム『クリニッククラウドGR』であれば、予約管理はもちろん、シフト管理やデータ分析、LINEとの連携などさまざまな機能を兼ね備えています。
クリニッククラウドGR一つで幅広い業務をデジタル化できるので、新規・リプレイスでシステムを導入されるのならぜひご検討ください。