予約管理に問題があると患者からのクレームにつながり、従業員の負担が増加します。そのため、予約管理は歯科医院の運営において大きな課題の一つといっても過言ではありません。

しかし、その課題自体は把握していても、どのように解決すれば良いのか分からない方も多いのではないでしょうか。歯科医院の課題解決には、業務の仕組みをデジタル化することが重要です。

そのデジタル化の足がかりとして、歯科予約アプリや予約管理システムを導入する歯科医院が増えてきています。当記事では、歯科予約アプリの機能やメリット、予約管理システムの違いについて解説します。デジタル技術の導入に迷っている方は、ぜひご一読ください。

歯科予約アプリとは

歯科予約アプリとは、患者がタブレット（iPadやSurfaceなど）やスマートフォン（以下、スマホ）を使用して、歯科医院の予約や診察券の取得ができるアプリのことです。

従来は歯科医院に直接電話をして予約することが一般的でしたが、「電話が苦手」「仕事中は電話ができないけど、仕事終わりは歯医者さんが閉まっている」といった予約ができない層にも歯科予約アプリは便利です。

患者が家や職場など場所を選ばずに歯科医院へ予約できるのはデジタル技術ならではといえます。

歯科予約に特化した機能

歯科予約アプリ機能は、主に予約機能とデジタル診察券、通知機能、自動受付といった機能が付帯されています。患者と歯科医院で使用する機能が異なります。

▼患者が使用できる機能例

• 予約の申込や予約日時の確認
• QRコードで自動受付、デジタル診察券の発行など

▼歯科医院が使用できる機能例

• 予約の受付・予約日時の確認
• 患者へ予約日時を通知
• キャッシュレス決済など

歯科予約アプリは、提供する事業者によって機能もさまざまです。機能に応じて導入する費用も異なります。

歯科予約アプリのメリット

歯科医院が予約アプリを導入することで、患者にさまざまなメリットをもたらすことができます。患者の利便性が向上することで、歯科医院への再受診が増えたり、予約キャンセルを減らせたりもできます。

タブレットやスマホで手軽に予約でき、多くの方に利用してもらえる

歯科予約アプリを導入することで、患者がタブレットやスマホから簡単に診察を予約できます。場所や時間を選ばずに手軽に予約ができるので、患者の予約に対する心理的なハードルを下げることが可能です。

また、総務省『令和2年版 情報通信白書｜情報通信機器の保有状況』によれば、2019年にはスマホの普及率が83.4％、タブレットの普及率が37.4%に達しており、多くの人が利用していることが分かります。

そのため、モバイル端末から予約ができることによって多くの方に来院してもらえる可能性を秘めています。

予約の自動受付によって業務の効率化が図れる

歯科医院が歯科予約アプリを導入することで、患者の予約を自動受付できるメリットがあります。

アポイントメント帳（以下、アポ帳）で患者の予約状況を確認していた歯科医院では、従業員が電話やメールなどで必ず患者対応しなければなりませんでした。また、アポ帳が手書きであるため、転記や記載ミスといったリスクもあります。

歯科予約アプリを導入することによって、患者が入力した予約日時を歯科予約アプリ側で自動的に受付と管理してくれます。その結果、従業員の対応が軽減され、業務の効率化につながります。

患者は予約の確認ができ、歯科医院はキャンセル率の課題を解決できる

歯科予約アプリから予約することで、患者はタブレットやスマホから予約日時を確認できます。

また、歯科予約アプリに通知機能が搭載されていれば、予約日時をお知らせしてくれますので歯科医院側の課題でもあるキャンセル率の低下にも貢献できます。

多数の機能で歯科医院運営をサポートする予約管理システムとの使い分けについて

※歯科医院向けの予約管理システム『クリニッククラウドGR』

歯科予約アプリを利用することは、患者の利便性向上や歯科医院の業務効率化にもつながります。ほかにも、歯科医院の運営をサポートする予約管理システムもおすすめです。

ここでは、当社の歯科医院向け予約管理システム『クリニッククラウドGR』についてご紹介します。歯科予約アプリとシステムに迷っている方はぜひ参考にしてみてください。

レセコンとの連携機能

クリニッククラウドGRは、さまざまなメーカーのレセコン（※）とデータ連携が可能です。レセコンとデータを連携することで、予約情報と患者情報を紐付けできます。

紙媒体によって予約管理を行っている場合、予約情報と患者情報の紐付けが手作業になってしまうため、非効率です。そういった従業員の業務効率化を推進するためにも、クリニッククラウドGRは課題解決に貢献できます。

※ レセコン（レセプトコンピュータ）とは、医療機関に設置されているレセプト作成用のコンピュータシステムのこと。

LINEとの連携機能

クリニッククラウドGRは多く利用されているコミュニケーションツール『LINE』と連携しています。

LINEから予約できるクリニッククラウドGRは、患者の利便性をさらに高めます。また、歯科医院の予約受付や予約日時のお知らせもLINEで受け取れます。普段から使っているLINEだからこそ、患者に使ってもらいやすく、増患対策にもつながります。

歯科アプリと予約管理システムによって医院運営の課題を解決

歯科予約アプリにはさまざまなメリットが多くあります。同じように歯科医院向けの予約管理システムもアプリにはない機能が搭載されています。

歯科医院でデジタルツールを導入の検討をしているのであれば、歯科予約アプリと予約管理システムの機能やメリット、費用などを比較して適切に選ぶことが重要です。

『クリニッククラウドGR』は、レセコンとの連携機能とLINE機能があるため、歯科医院の運営もサポートするシステムです。ほかにも機能がありますので、ぜひご検討ください。