医療法人たかぎ歯科クリニック
スタッフの負担は激減したのに、患者さん増加！
【お話を伺った方】 高木一徳 先生
医療法人たかぎ歯科クリニック
スタッフの負担は激減したのに、患者さん増加！
【お話を伺った方】 高木一徳 先生
導入前の課題
- 予約は電話と手書きで管理。効率が悪かった
- 予約をリアルタイムで確認できず、不便だった
- 患者さんの無断キャンセルが多く、困っていた
導入の決め手
- ペーパーレス化で、受付の業務負担を減らせる
- アポイントからレセプトまで、一連の業務がスムーズになる
- 誰もが使っているLINEの活用で、キャンセルを減らせる
導入後の効果
- 予約電話ラッシュが改善。ほかの仕事に集中でき業務効率アップ
- スタッフの手間なく、無断キャンセルを減らすことができた
- 新規患者さんや紹介患者さんが増えた
導入前の課題について教えてください
一番の課題は、予約の電話対応と、管理の効率が悪かったことです。手書きの予約帳で管理していたので、記載がとにかく大変で、手間も時間もかかっていました。特に、変更やキャンセルなどの修正が煩雑でした。手書きなので、修正内容の間違いや、記入の仕方が人によって違うなど、ごちゃごちゃになってしまうことも・・・。
リアルタイムにどんどん変わるアポイントを確認するために受付まで行く必要があるうえ、予約帳の取り合い状態で効率が悪く、改善の必要性を感じていました。また、患者さんの無断キャンセルが多く、減らすことができないかと考えていました。
クリニッククラウドの導入を決めた理由は何ですか？
まずはペーパーレス化できることです。予約帳に手書きしなくて済むので、受付業務が簡単になります。カルテクラウドにも連携しているので、アポ画面からカルテ入力、入金処理までスムーズに移行することができ、レセプト関連の業務も簡略化できる点も便利だと感じました。そして、予約のお知らせなどをLINEで自動的に送れることもポイントでした。LINEは誰もが1日1回は必ず触れると思うので、活用することで「無断キャンセルが減らせるのでは」という期待がありました。
クリニッククラウドを導入してどのような変化がありましたか？
受付まわりの業務が大幅に減り、他の仕事にあてる時間を確保することができるようになりました。そして、期待通り、無断キャンセルも減らすことができました。LINEは多くの患者さんがスムーズに登録してくれますし、こちらから使い方の説明などもいらないので便利です。予想外の効果として、WEB予約ができることで新規患者さんが増えたうえ、LINEで患者さんからの紹介も増えました。ご家族の紹介や管理もしやすいということで、患者さんからも、とても喜んでいただいています。また、スタッフの負担が減らせたことも、大きな収穫です。これまで、朝の時間帯は電話対応で忙しかったのですが、診療時間外の留守番電話に「24時間WEB予約を承っています」というメッセージで誘導することにより、電話応対の負担が大きく軽減されました。ほかの業務にしっかりと集中することができるため、効率はもちろん、院内の雰囲気も向上したと感じています。
