導入前の課題について教えてください

もともと他社の予約システムを使っていましたが、課題は大きく分けて3つありました。

1つめは、初診患者さんの登録に時間がかかることです。当時利用していた予約システムは、レセコンと連携しておらず、手動でそれぞれに登録していたのでかなり時間がかかっていました。

2つめは、紙の診察券による管理です。手書きで管理しますので、スタッフの記入ミス、患者さんの確認ミスを防ぐことができず、無断キャンセルも多発していました。特に、電話で予約変更された場合などは、違う日時に患者さんがいらして現場が混乱することも少なくありませんでした。

3つめは、予約忘れによるキャンセルがかなり多かったことです。1週間前や前日に連絡するなどの対策をしていましたが、患者さんの数が増えるとともに、それも大変になっていました。
田島デンタルオフィスはリニューアルを控えていて、チェア増設で患者さんも増えることが予想されていたため、予約システムを見直し、さまざまな効率を改善する必要がありました。

クリニッククラウドの導入を決めた理由は何ですか？

新規登録にしろリマインドにしろ、これまでのやり方ではスタッフが大変になる一方です。LINEの利便性と、スタッフの業務負担軽減を期待して、導入を決めました。

LINEは、ほとんどの患者さんが日常的に使われていますので、既読率が高い。予約日時をLINEで通知することで、キャンセルや日時間違いを防げると思いました。

また、レセコンと連携できるので、従来の二度手間がなくなることは大きな魅力です。

キャンセル率や稼働率などが細かく分析できる機能も搭載されているため、これからの田島デンタルオフィスの経営に必要と感じました。

クリニッククラウドを導入してどのような変化がありましたか？

まず、予約忘れによるキャンセルが減りました。

LINEでリマインドの自動送信もできますが、田島デンタルオフィスでは、担当DHが患者さんに合わせたメッセージを個別にお送りしています。LINEだと患者さんも開封してくださいますし、忘れずに来てくださいます。

LINEは、リマインド以外にも活用しています。治療後のフォローメッセージを自動送信できて、患者さんからも「安心できる」と好評です。

患者さんにお伝えしたいことがある場合はお電話を差し上げるのですが、出られないことも多く、その際はLINEで用件をお送りしています。返信いただける確率が高いので、これまでのように「何度も連絡」や「折り返し待ち」することなくスムーズにやりとりが進み、スタッフも時短になって助かっています。もちろん、患者さんにとっても、時間や場所を選ばないLINE返信は便利だと思います。予約もLINEから取っていただけるので、電話対応が減りました。

スタッフにも便利、患者さんにも便利、経営にも便利。予約システムをクリニッククラウドに変えて、本当によかったと思っています。