エス歯科グループ ／医療法人社団白浩会
分院管理の強い味方！ 新患増・キャンセル減を実現
【お話を伺った方】 白井崇浩 先生
エス歯科グループ ／医療法人社団白浩会
分院管理の強い味方！ 新患増・キャンセル減を実現
【お話を伺った方】 白井崇浩 先生
導入前の課題
- 予約忘れによる無断キャンセルや、急な予約変更が多かった
- 他システムのオプションでLINEを導入したが、活用できなかった
- スタッフの、予約にかかる業務負担が大きかった
導入の決め手
- キャンセルや業務負担などの課題を解決できると感じた
- 他システムと違い、患者さんもスタッフも使いやすい
- 同じように分院展開している先生方も導入していて、評価が高い
導入後の効果
- 患者さんがご自身でLINE登録してくれて、キャンセルが減少
- 予約にかかる受付業務や、予定入力にかかる事務業務が軽減
- ウェブ予約が増え、新患を獲得できるようになった
導入前の課題について教えてください
エス歯科グループでは、患者さんの数は多いのですが、当日の急な予約変更・予約忘れによる無断キャンセルなどが目立っていました。
以前導入していた予約システムでは、別料金のオプションでLINEが使えたので、キャンセル防止策になると考え契約しました。しかし、院内のオペレーションやスタッフ教育でつまずいてしまい、患者さんの登録数も伸びず、LINEをうまく活用することができませんでした。また、受付スタッフの業務負担も課題でした。対面の患者様対応、予約の電話対応はもちろん、集患サイトからの予約（予約をメールで確認したあと患者様に電話連絡）など、予約業務は多岐にわたります。処置の都合で分院間を行き来する患者様もいらっしゃるので、分院の予約確認も必要ですし、かなりの負担がかかっていたと思います。
クリニッククラウドの導入を決めた理由は何ですか？
まずは、オプションではなく標準でLINEが使えることです。かねてよりキャンセル防止策の必要性を感じていたため、LINEでリマインドを送れることが便利だと感じました。LINEと完全連動したシステムなので、リコールや情報発信など、リマインド以外に活用の幅が広いことも魅力的でした。
以前のシステムではLINEをうまく活用できませんでしたが、クリニッククラウドGRは、患者様もスタッフも使いやすい仕組みなので、安心感がありました。さらなるホスピタリティの向上を期待して、導入を決めました。また、エス歯科グループと同じように分院展開して成功されている先生方も導入しており、その評価が高かったことも決め手になりました。
クリニッククラウドを導入してどのような変化がありましたか？
まず、患者さんのLINE登録数を増やすことで、無断キャンセルの削減に効果がありました。
データ分析機能を使い、キャンセル数を分院ごとに比較したところ、「LINEの登録数が多い医院は、圧倒的にキャンセル率が低い」ということが判明。数字で明確に確認することができるため、各院長やスタッフにLINEの重要性をわかりやすく伝えることができました。
現在は、初診時にLINE登録してもらいやすい仕組みを整えて、全医院で登録数を伸ばしています。患者様がご自身で登録してくださるので、スタッフの手間がかからないのもいいですね。
また、受付スタッフの予約にかかる業務負担を軽減することもできました。チェアサイドなど受付以外の場所でも、ドクターやスタッフがiPadから予約を取れるので、患者さんをお待たせすることなくスムーズに回っています。分院のアポイント状況なども簡単に確認できるため、分院間を行き来する患者さんの予約も取りやすくなりました。
事務側でも、各医院の予定を簡単に入れることができるので、とても役立っています。
予想外の効果としては、新患が増えたこと。もともとウェブ予約の少なかった分院があるのですが、予約システムをクリニッククラウドに変えてからウェブ予約が増え、新患の獲得につながっています。頻繁に新しい機能がリリースされているようなので、今後もさらに活用していきたいと考えています。
