医療法人わくわく会 みなと大人こども歯科クリニック
なにもしなくても自動的に予約が埋まる！ 院内の雰囲気も向上
【お話を伺った方】 河野晃久 先生
医療法人わくわく会 みなと大人こども歯科クリニック
なにもしなくても自動的に予約が埋まる！ 院内の雰囲気も向上
【お話を伺った方】 河野晃久 先生
導入前の課題
- WEB予約ができないので、患者さんもスタッフも不便だった
- 経営のための統計を手書きで算出、効率が悪かった
- 患者さんの無断キャンセルが多かった（工夫しても減らなかった）
導入の決め手
- 比較した結果、もっとも将来性と拡張性が高く、画面も分かりやすい
- LINEでお知らせが送れるので、患者さんもスタッフも便利になる
- 経営分析データが簡単に出せるので、経営者に必須と感じた
導入後の効果
- スタッフが何もしなくても予約が自動的に埋まり、最少人数で効率アップ
- 治療シミュレートに活用でき、治療も経営業務も生産性が上がった
- 経営データの活用で、お互いを尊重し合える理想的な環境になった
導入前の課題について教えてください
開業時からずっと、予約は電話と紙のアポイント表で管理していましたが、時代の流れとして「WEB予約ができないと患者さんもスタッフも不便」という課題が出てきました。しかし、各社のシステムを比較検討しても、どれが「みなと大人こども歯科クリニック」に最適なのかわかりにくいという壁がありました。
また、私は「経営は全て数字で見なければならない」と考えているので、キャンセル率や稼働率などの統計をすべて手書きで出していましたが、その算出にかかる手間をなんとかしたいと考えていました。
数字の話でいうと、キャンセル率がずっと横ばいで、あれこれ工夫しても無断キャンセルが減らないことに悩んでいました。
クリニッククラウドの導入を決めた理由は何ですか？
他社との大きな差として、クリニッククラウドの将来性、拡張性が高いところに魅力を感じました。
特に決定的だったのは、やはりLINEです。誰もがプライベートで使っているLINEを活用して、予約のお知らせやリコールが送れるというのは非常に便利で、スタッフも楽になりますし、キャンセル防止が期待できると思いました。
私は「ひと目でその日の予約状況がわかる」ことを重要視していたため、紙のアポイント表に利点を感じていたのですが、クリニッククラウドは予約の画面が見やすく分かりやすいことも大きなポイントです。
あとは、これまで自分で計算していた経営分析が、簡単にデータで見られること。ユニットやスタッフごとの稼働率など、院内のあらゆるデータがすぐに出せるので、「みなと大人こども歯科クリニック」のウィークポイント、取り組みの成果、成長目標などを、数字という根拠を持って掲げることができるようになります。経営には必要と思い、導入を決めました。
クリニッククラウドを導入してどのような変化がありましたか？
WEB予約とLINEが本当に便利です。LINEのお知らせでキャンセルが減りましたし、これまで当日まで埋まらなかった空き枠も、LINEによるメンテナンスの予約で埋まるようになりました。しかも、その過程に、医院はなにもしていません。スタッフが電話対応や予約入力をしなくても自動的に埋まるので、これはとても大きなメリット。「みなと大人こども歯科クリニック」はチェア13台なので、受付が2～3人は必要なのですが、予約の効率化により実質1.5人程度でスムーズに回るようになりました。
診療の効率も、格段にアップしました。どこからでもスマホで予約状況がわかるので、勤務医は前日の晩などに治療のシミュレートに役立てているようです。私自身も、診療と経営業務の予定が立てやすくなり、効率化と生産性の向上を実感しています。そして、経営分析データが期待以上。経営に役立つだけでなく、スタッフのモチベーションアップにつながったことが予想外の収穫でした。院内ミーティングで「結局は院長の意見で終わって、モチベーションが下がる」という経験は皆さんお持ちかと思いますが、数字という真実の前では誰もが平等です。役職や地位に関係なく話せるので、お互いの意見を尊重して受け入れ合うことができるようになり、院内の雰囲気も向上しています。
