医療法人社団心音会 こどもの歯科
小児歯科特有の悩みが解決！ 簡単操作でスタッフも安心
【お話を伺った方】 伊藤織恵 先生
医療法人社団心音会 こどもの歯科
小児歯科特有の悩みが解決！ 簡単操作でスタッフも安心
【お話を伺った方】 伊藤織恵 先生
導入前の課題
- リコールハガキを送っても保護者の予約忘れが多かった
- 中学生・高校生の無断キャンセルが多い
- スタッフがシステムを使えるか不安
導入の決め手
- LINEで診療時間外でも予約を入れられる
- 初めてでも簡単に操作できる
- 説明やアフターフォローが丁寧
導入後の効果
- LINEでいつでも予約ができて患者さんに好評
- 中学生・高校生の離脱率が下がった
- 休憩時間の受電がなくなり、スタッフがしっかり休める
導入前の課題について教えてください
当院は小児歯科なので、「保護者の方が予約の連絡を忘れる」「中学生・高校生の無断キャンセルが多い」など特有の悩みがありました。
定期検診の案内をハガキで送っても「ハガキを見てから医院へ電話をする」という作業が、忙しい保護者の方には後回しにされてしまって・・・。結果的に、お子さんの口腔状態が悪くなってから、あわてて予約されるケースが多いという状況でした。
親御さんの都合でお子さんの歯科治療が疎かになってしまう状況を、なんとか防ぎたいと思いました。
そこで、診療時間外や休診日でも、気づいたタイミングで簡単にWEB予約ができるよう、予約システムを導入しようと考えました。
しかし、予約システムの導入には、紙のアポイント帳に慣れているベテランの受付スタッフが操作できるかという心配もありました。
クリニッククラウドの導入を決めた理由は何ですか？
一番の決め手は、365日24時間いつでも、患者さんが思い立ったときにLINEで手軽に予約を取れること。LINEなら、通勤時間や寝かしつけ後のちょっとした時間でも確認していただきやすいので！
操作もとても簡単で、もっとも心配していた「新しいシステムを操作できるのか」という点も、問題ありませんでした。
導入するにあたって、ADI.Gの担当者から懇切丁寧に説明いただいたことで、スタッフの不安も解消されました。
QRコードで簡単に案内できるツールを提供いただけるので、パソコン作業が苦手な私たちとしてはありがたいです。導入後も、新機能のご案内などをいただけるのでフォローにも満足しています。
クリニッククラウドを導入してどのような変化がありましたか？
LINE予約は、「仕事の休み時間や深夜などに予約が取りやすくて嬉しい！」というお声をいただいています。
医院としては、予約の備考欄に患者さんが事前にコメントを入れてくださるので、来院前に症状を確認できることがありがたいです。
個人的に大きな効果を感じたのは、中学生・高校生などの無断キャンセルが減少したことです！ いくら親御さんがアポイントを取っても、多忙な彼らは「間に合わない」「忘れた」が多かったんです!! でも、自分自身でLINEで予約を取ることで、リマインダーメッセージが届き、アポイントを思い出してくれるようになりました。
小児歯科の悩みである、中学生・高校生の離脱率が下がったのは予想外の効果でした。お昼休憩中には、留守番電話の音声で「WEB・LINE予約をご利用ください」とアナウンスしています。紙のアポイント帳の頃は、お昼休み中も受電していたので、スタッフをしっかりと休憩させてあげられていませんでした。今は安心して休憩時間を取ることができています。
現在は私たちが予約を受けなくても、患者さんがご自身で予約を入れてくださるので、医院全体でとても助かっています。