医療法人LiPS 自由が丘歯科オーラルケア
愛用7年、患者様さんが本当につかってくださるのは、やっぱりLINE！！
【お話を伺った方】 横山 紗和子 先生
医療法人LiPS 自由が丘歯科オーラルケア
- 所在地：〒152-0035
東京都目黒区自由が丘2-12-13 Jグラスビル2F - スタッフ数：歯科医師11名・歯科衛生士5名・
受付数3名
医療法人LiPS 自由が丘歯科オーラルケア
愛用7年、患者様さんが本当につかってくださるのは、やっぱりLINE！！
【お話を伺った方】 横山 紗和子 先生
導入前の課題
- クラウド型ではない予約表を使っていたため、不便が多かった
- リマインドにメールを使っていたが活用しきれず、予約忘れを防げなかった
- 予約の調整が煩雑なうえ、平日と週末の集患バランスが悪かった
導入の決め手
- 歯科業界で唯一、LINEの最上位アカウントが使える
- 患者さんが抵抗なく使ってくださるのは、アプリではなく普段から使い慣れているLINEだと感じた
- 他システムと比較した結果、仕様面・コスト面ともに一番よかった
導入後の効果
- 誰でも簡単に使えて、予約の効率が上がった
- 患者さんの安心感・好感度アップ、キャンセルが減った
- 患者さん・スタッフさん・経営、すべての面でメリットを感じる
- 予約に関する業務は激減したのに、キャンセルも減った
- 院内の共有や管理がスムーズになり、効率が上がった
- LINEが患者さんに好評、信頼度もイメージもアップした
導入前の課題について教えてください
クリニッククラウドは2017年から導入していますので、それ以前の課題についてお話ししますね。当時、予約はすべて、レセコンメーカーの予約帳で管理をしていました。クラウド型ではなくオンプレミス型（院内サーバー）のため、院外から予約管理ができず、不便を感じていました。勤務時間外などに直接ご連絡をくださった方の予約を確定するのも一苦労でしたので、どこからでも操作できるクラウド型にする必要性を感じていました。そして、患者さんへの連絡方法も変えたいと考えていました。自由が丘歯科オーラルケアでは、予約のリマインドなどはメールでお送りしていましたが、すべての患者さんのメールアドレスを登録しているわけではないため、あまり活用しきれていませんでした。また、メールをお送りしてもご確認いただけていないのか、ご予約を忘れてしまう患者さんもいらっしゃいました。あとは、フレキシブルな予約管理や、こちらが望む形での集患ができたらいいなと。これは「個人の歯科医院あるある」だと思いますが、日によってシフトが違い、使用するユニットも固定ではないため、予約の管理が複雑です。予約数も、平日と週末で差がありました。
クリニッククラウドの導入を決めた理由は何ですか？
まずは「クラウド型」を条件に歯科予約システムを探していたのですが、最終的な決め手は「LINE」です。2017年時点ではクラウド型も限られていたうえ、なによりも「歯科の予約でLINEを使う」ということが他になく、最先端でした。LINEは当時すでに利用者が多かったので、いつでもLINEから予約ができるというのは患者さんに喜んでいただけると思いました。他のアプリを利用するシステムも検討しましたが、やはり患者さんが利用しやすいのはLINEだという結論に達しました。昨年、クリニッククラウドの契約期間満了を迎え、更新をしました。契約更新に至った決め手も、やはりLINEでした。2017年当時とは違い、最近はLINEを使える予約システムが増えているので、実は何社か比較検討したんです。その結果、今でもやはり「クリニッククラウドが一番いい」と感じました。まず、クリニッククラウドは、歯科業界で唯一LINE公式と連携しているため、LINEの中でも最上位のアカウントを使用できます。そのため、LINEで使える機能が他社よりも圧倒的に充実しており、レセコンで登録した患者さん情報との自動連携もできるうえ、操作が簡単なのも便利です。経営者としては、コストも気になります。他社さんは、LINEは使えても別料金のオプションです。基本料金を安く提示していても、使いたい機能はほとんどオプションなので、お見積もりをいただいてびっくり！ 結局は月額5～6万円もかかるものがほとんどですし、後から追加で費用が発生するものもあり、明瞭ではありませんでした。その点、クリニッククラウドは、LINEがオプションではなく標準搭載。送信数や予約動作にかかわらず全ての機能を使えるうえ、安価で明瞭な固定料金なのが親切です。基本的な「アポイント帳」としての機能が、ちょうど活用しきれる範囲なのも嬉しいです。いろいろな機能が使えるオプションも一見は魅力的に思えますが、結局は使いこなせるかが重要です。大型の歯科医院様ではマニュアル化しやすいかもしれませんが、個人のクリニックでは難しいかと思います。操作が簡単で、誰でも使いこなせるというのは安心ですね。
クリニッククラウドを導入してどのような変化がありましたか？
導入してすぐに違いを実感したのは、感じたのはやはりクラウド管理です。私は院外にいることも多いので、どこからでも予約の確認や確定ができることは本当に便利。PCだけでなくiPadなどの端末でも操作が可能なので、院内でスタッフに確認したいことが生じたときなどにも、すぐに移動でき効率がいいですね。現在は、6割ほどの患者さんがLINEを登録くださっています。LINE登録をルールにしているわけではないのに、患者さんがすすんで登録してくださるのがありがたいです。最近では診察券アプリも増えていますが、知らないアプリのインストールから始めるのは、患者さんにはハードルが高く、スタッフも説明が大変なんじゃないかと思います。その点、LINEは患者さんもスタッフも便利ですので、早くから採用してよかったと実感しています。LINE通知のおかげか、キャンセルは常に10％以下をキープできています。最近、一部の治療内容に対して、LINEでフォローメッセージの自動送信も始めました。患者さんからは、これまで以上に「安心」「便利」とのお声をいただくことが増えています。単なるアポイント管理だけではなく、集患やキャンセル防止にも役立つクリニッククラウドですが、基本の「アポイント帳」としても本当に使いやすいです。自由が丘歯科オーラルケアの使い勝手に合わせ、列数を増やす、予約の取り方を変える、など柔軟に対応できる点が便利です。操作も簡単なので、新しいスタッフでもすぐに使いこなせています。患者さんのためにも、スタッフのためにも、そして経営者としても、クリニッククラウドを導入してよかったと実感しています。
