導入前の課題について教えてください

導入前には、集患サイトを利用していました。確かに新規患者さんの予約は入るのですが、「とりあえず痛いところを治してほしい」「今すぐに抜歯してほしい」など今だけの処理を希望されるケースが多く、その後に患者さんが定着しにくいという傾向がありました。集患サイトは従量課金制なので、「経費負担が大きい割に、継続来院につながらない」ということが課題でした。
また、患者さんがご予約日時を忘れてしまうことも、改善が必要と考えていました。特に、お電話で予約や変更をされた場合は、忘れやすいのか無断キャンセルになることが多く発生していました。そのようなキャンセルフォローをする一方で、「予約の日時を確認したい」というお電話も多く、予約に関するスタッフの業務負担の大きさも課題でした。

クリニッククラウドの導入を決めた理由は何ですか？

患者さんにも、スタッフにも便利という点です。

まずは、予約に関するフォローや連絡が、LINEで簡単にできることに魅力を感じました。患者さんとのコミュニケーションにLINEが使えるというのは、より患者さんと当院とのつながりを強化することになりますので、「課題となっていた継続来院率を高めることができる」と信じて、導入を決断しました。

そして、スタッフの業務軽減です。受付まわりの業務は、予約業務、会計業務、様々な電話対応、事務作業など多岐にわたり、時間に余裕はありません。クリニッククラウドを導入することで、少しでも受付スタッフの負担を軽減できればと考えました。たとえば、これまでハガキでご案内していたリコールをLINEで一斉に送信できるということも、負担の軽減につながります。
また、明確な完全固定費であることも、大きなポイントでした。導入後のサポートやバーションアップなどに別途費用が発生しないので、因幡会全体で長く使っていくことを考えると安心できました。

クリニッククラウドを導入してどのような変化がありましたか？

クリニッククラウドを導入してから、新規患者さんの定着や無断キャンセルの減少が進み、毎月のレセプト枚数が増加しています。その結果、スタッフ増員やユニット増設を実現し、患者さんの受け入れ体制の拡大を進めることができました。今まで集患サイトで発生していた従量課金の手数料が減少し、継続来院率も高めることも叶いました。経費削減と収入増加が同時に実現することができ、経営者にとっては大変嬉しいことです。

患者さんには、LINEで予約ができることや、予約のリマインドが届くことが大変好評です。予約時間をLINEで簡単に確認できることも、大きな効果がありました。予約確認の電話も減りましたし、無断キャンセルや間違えて来院される患者さんも減りました。専用アプリと違って、患者さんも使い慣れたLINEで友達登録するだけなので、スタッフが説明に時間をとられることもありません。LINE登録の患者さんが、どんどん増加しています。

ほかにも、経営者にとって嬉しいポイントが多数あります。ドクターや衛生士の個人ごとのデータ、医院の経営データをボタンひとつで分析でき、経営に活かせること。また、因幡会は東京と埼玉で10医院を運営しており、医院間を行き来することも多いため、どこにいても各医院の予約状況やデータを一元管理できることも便利です。