導入前の課題について教えてください

もともとは集患サイトを使っていましたが、細かい予約設定ができず、不便を感じていました。
例えば、新規患者さんも再来患者さんも、集患サイトから予約ができてしまう点。内容によって所要時間や担当が異なるのに、画一的に枠を押さえてしまうことになります。

シティテラス方南町歯科では、約1/3の患者さんが衛生士の担当（指名）を希望されていますが、シフトと合わない予約が入ることも多々ありました。

そのため、集患サイトから予約が入ると、必ずお電話を差し上げ、確認や調整をしていました。

受付スタッフの業務負担が大きかったと思います。

クリニッククラウドの導入を決めた理由は何ですか？

まず、利用者が多く既読率の高いLINEが、標準搭載で使用できるという点です。私自身が日常でメールを確認する習慣がないため、患者さんも同様にLINEのほうが気づきやすく、喜んでいただけるだろうと思いました。

また、集患サイトと違い、細かい設定や、予約の誘導ができることも大きなポイントでした。患者さんが予約される際、医院側で意図した枠に自動的に誘導できるため、これまで発生していた電話連絡がなくなるだろうと、すぐにイメージできました。

もし何らかの連絡事項が発生しても、電話ではなくLINEで送れるというのは、スタッフにとっては負担軽減になり、患者さんにとっても確認や調整をしていただきやすいと思いました。
患者さんのお名前を非表示にできるため、チェアサイドで使えるのも魅力でした。

実は、これまでも予約システムの検討をしてきたのですが、導入には至りませんでした。
集患サイトからは毎月30名ほどの新規患者さんが獲得できていたため、「切り替えることで減ってしまうのではないか」という心配があったからです。

しかし、クリニッククラウドは新規患者さんも簡単にLINE予約ができますし、既存患者さんからの紹介も受けやすい仕組みなので、減ることはないだろうと安心できました。

クリニッククラウドを導入してどのような変化がありましたか？

予約に関する業務全般が、激減しました。
自院で細かく設定でき、患者さんに合った予約に誘導できるのが嬉しいです。ご予約時に「クリーニング」も指定できるので、ドクターと衛生士の予約管理が明確になったことも便利です。

以前は、システムで予約を受けても結局スタッフが電話確認をしていましたが、その必要がなくなったことは大きいです。
チェアサイドで次回予約が取れるようになったことで、患者さんに「人（ドクターや衛生士）との約束」という感覚が生まれ、予約忘れが減ったことも嬉しいです。

あとは、やはりLINEの効果を実感しています。
LINEリマインドのおかげか、キャンセルが減少しました。

外科処置後のフォローなどを、院内だけでなくLINEでお伝えできることもポイントです。二重チェックになるうえ、ご相談にもLINEでお返ししますので、患者さんの安心感にもつながっていると思います。
定期健診のお知らせもLINEに移行したため、現在は葉書0枚に。時短になるうえ、既読もつくので便利です。

診療時間外のご連絡もLINEで完結するので、患者さんからも「電話だと出られないときもあるし、LINEだと便利」というお声を頂戴します。
シティテラス方南町歯科のイメージアップにもなり、導入してよかったと実感しています。