導入前の課題について教えてください

運営する6医院で、それぞれ使用しているシステムが異なり、管理方法もバラバラでした。
予約状況を把握できないうえ、毎月の患者数やキャンセル数などは、スタッフが手作業で集計していました。
限られた人数で運営しているなか、スタッフの事務作業の負担が大きく、効率も悪かったと思います。
予約システムは、これまでも本院の「赤坂歯科クリニック」で導入していました。しかし、予約確認メールの自動送信や定期検診のお知らせなど、期待していた機能はすべてオプションで別料金ということを導入後に知り、活用しきれていませんでした。

クリニッククラウドの導入を決めた理由は何ですか？

一番魅力を感じたのは、LINEです。LINEで予約確認や定期検診のお知らせが送れますし、後から追加費用が発生しない明瞭な定額制も決め手となりました。
そして、クラウド型ということ。私は出張が多いので、外出先でも全医院の状況を確認できることが非常に便利です。
また、ユニット予約率、キャンセル率、稼働率、リコール率など、細かいデータ分析が簡単にできることも法人経営において必要不可欠だと感じました。

クリニッククラウドを導入してどのような変化がありましたか？

コロナ禍で、所沢と北綾瀬に新規開業しました。住宅地の患者さんニーズとLINEの相性がよく、LINE登録者数が自然と増加 しています。

システムを統一したことで、予想外のメリットもありました。
様々な面で、すべての分院と効率的に連携 できることです。
例えば、分院でのCTや抜歯など、紹介の患者さんを即時予約できるようになりました。これまでは、分院の空き状況を電話で確認して、患者さんにご連絡して、と時間も工数もかかっていたので、効率が大幅アップしています。
また、スタッフの急な欠勤があった場合でも、すぐに他の医院からヘルプを出し、即戦力として補うことができるようになりました。

データ分析機能は、思った以上に便利です。いつでも各医院の数字がデータで確認できるので、集計作業がなくなり、スタッフの事務負担を大きく削減できました。
今後は、データ分析機能をもっと活用し、スタッフごとの稼働時間や対応件数などを、評価にも活かしていきたいと考えています。