ひしかわ歯科矯正歯科
普及率No.1のLINEが使える強み。
予約と管理のしやすさが、患者さんにもスタッフにも喜ばれています
予約と管理のしやすさが、患者さんにもスタッフにも喜ばれています
【お話を伺った方】 菱川泰夫 先生
ひしかわ歯科矯正歯科
普及率No.1のLINEが使える強み。予約と管理のしやすさが、患者さんにもスタッフにも喜ばれています
【お話を伺った方】 菱川泰夫 先生
導入前の課題
- 手書きでの予約管理が不便
- 電話応対できる時間に限りがある
- 患者さんの直前キャンセルが多い
導入の決め手
- 他社にはないLINE公式アカウントとの連携
- 明瞭な定額制で安心
- スタッフが使いやすく時短になりそう
導入後の効果
- 24時間いつでも予約が入るようになった
- キャンセル減少、再来院率アップ
- スタッフにも患者さんにも好評
導入前の課題について教えてください
予約システムの必要性は認識していて、各社の情報収集はしていました。しかし、開業準備でじっくり比較検討する時間もなく、開業時は手書きのアポ帳でスタートしました。
いざ経営が落ち着いてみると、「手書きゆえの記入ミス」 「スタッフの負担」 「患者さんのキャンセル」など、改善すべき点が見えてくるようになりました。
また、予約は受付カウンターや電話でしか受けていなかったので、スタッフがいる診療時間内でないと対応できませんでした。時間外や休診日などに連絡したい患者さんは多いはずなので、「致命的な損失になっているのではないか」と感じるようになりました。
クリニッククラウドの導入を決めた理由は何ですか？
一番は、普及しているコミュニケーションツールのLINEを使えるということです。LINE公式アカウントと連携して「新規予約」や「予約の確認」ができるシステムは、クリニッククラウドだけでした。
あとは費用面。患者さんと直接つながって、長く使っていくシステムだからこそ、固定費で利用できる長期契約形態を選択しました。知らない間に別途費用が発生していた 、ということもなく安心です。
また、「LINEならスタッフも使いやすそう」という点も決め手になりました。
クリニッククラウドを導入してどのような変化がありましたか？
まずは、LINEやWEBで、24時間いつでも予約を受けられるようになったことが大きいです。実際、LINEやWEBから予約を入れてくださる患者さんは、夜遅くや昼休みの時間帯が多く、導入前まで機会損失をしていたことがよくわかりました。ゴールデンウィークや連休明けには、LINEとWEBで数十件の予約が入っています。従来の電話と紙では、この大勢の患者さんをすべて取り逃がしていたことになりますので、導入して本当によかったと思っています。スタッフも、手書きのアポイント帳への記入や、記入ミスなどのストレスから解放され、業務効率化が実現できています。そして、既読率の高いLINEで「予約のお知らせ」が自動配信されることで、キャンセルが減少しました。WEBで予約状況を公開したことも、キャンセル防止につながっています。空き状況のカレンダーを患者さんに公開することで「予約が先まで取れない」ことを認識していただけるようです。予想外だったのは、再来院率が上がったことです。これまでは会計時に受付で次回の予約を受けていたところ、今はチェアサイドで担当スタッフが直接確認しますので、予約が入りやすくなりました。また、LINEでメンテナンスのお知らせを送ると、2日以内に何十件もの予約が入ります。メールやハガキと違ってすぐに行動を起こしてもらえるようです。LINEは患者さんからも好評で、「診療時間外や通勤中でも連絡できて便利」と喜んでいただいています。家族管理ができるので、患者さんのご家族から予約が入りやすくなったのも嬉しいです。
