導入前の課題
- 予約システムとLINEは使っていたが、結局「スタッフの手作業」だった
- WEB、LINE、電話、メール。予約の窓口が複数で、負担が多かった
- リマインドメールを送っても、キャンセルや遅刻を減らせなかった
導入の決め手
- LINEが使えて、予約が自動化できる
- 予約にかかっていた負担と、無断キャンセルが減らせる
- 経営や分院管理に便利な機能があり、法人経営に最適
導入後の効果
- 予約まわりの一元化で、患者さんもスタッフも便利になった
- 患者さんの信頼度がアップ、キャンセルや離脱が減った
- どこでも2医院の管理ができ、経営効率があがった
導入前の課題について教えてください
予約にかかるスタッフの負担と、遅刻や無断キャンセルを減らせないことが課題でした。他社の予約システムを使い、独自でLINEアカウントも運用していました。
しかし、WEBもLINEも、レセコンの予約と連携していなかったので、結局は手動です。WEB予約が入っても反映されないため、スタッフが電話で患者さんに確認してから予約を手入力。LINEも自動ではなくスタッフが手入力でトーク。休み明けは、WEBからの予約やお問い合わせがたまりますから、特に負担が大きかったと思います。
リマインドはメールでお送りしていましたが、読まれていないのか、遅刻や無断キャンセルを減らすことはできませんでした。医療法人オリエンタルでは、専門性の高い歯科医師、スタッフ、そして最新の設備を整えて生涯にわたりお付き合いできる歯科医療を目指していますが、患者さんに便利に継続来院していただくための仕組みが見つからず、悩んでいました。
クリニッククラウドの導入を決めた理由は何ですか？
LINEが使えて、予約が自動化できる点です。スタッフがLINEでトークしなくても患者さんがご自身で予約を入れてくださって、しかも自動でアポ帳に反映され、リマインドなども既読率の高いLINEで自動送信できるなら、課題だった「予約まわりの負担」「無断キャンセル」両方が解決できます。そのうえ、患者さんにとっても便利になるはずです。メリットしかないと感じました。また、医療法人オリエンタルでは2医院を運営しているため、本院と分院の管理が簡単にできることも魅力でした。データで稼働率の分析などもできるので、法人経営には欠かせないと考え、本院・分院で同時に導入を決めました。
クリニッククラウドを導入してどのような変化がありましたか？
これまでは「WEB、LINE、電話、メール」と複数の窓口があり、スタッフが手作業でまとめていた予約が、クリニッククラウドで一元化されて自動になりました。患者さんがご自身で入れてくださった予約が自動で反映されるので、かつて困っていた休み明けの電話対応も明らかに減りました。
これまで予約で忙しかったスタッフも、ほかの業務に取り組むことができるようになり、便利さを実感しているようです。以前はWEB予約のあとに電話確認をしていましたが、これはスタッフだけでなく、患者さんにとっても二度手間だったのではないかと思います。今はWEBやLINEで完結するので、患者さんからも好評です。それに、LINEでつながっていると、患者さんと密に連絡ができます。患者さんも安心や親しみを感じてくださるのか、無断キャンセルや離脱が減りました。患者さんの数は、年々伸びています。2医院の管理ができるので、経営効率もあがりました。
今後も、クリニッククラウドをフル活用していきたいと考えています。
