Y’sデンタルオフィス松戸
導入は「メリットしかない！」
承継で理想の集患に成功
承継で理想の集患に成功
【お話を伺った方】 嶋﨑 亨大 先生
Y’sデンタルオフィス松戸
導入は「メリットしかない！」
承継で理想の集患に成功
承継で理想の集患に成功
【お話を伺った方】 嶋﨑 亨大 先生
導入前の課題
- 承継開業で、70代以上の患者さんが7割。若返りを図りたかった
- WEB予約やLINEなど新しい取り組みが、受け入れられるか不安だった
- 紙アポからの切り替えで、スタッフが使いこなせるか心配だった
導入の決め手
- 若い患者さん獲得に有効なLINEの、公式アカウントが使える
- パソコンが苦手なスタッフでも使いやすく、メリットのほうが多い
- システム化することで、無駄なコストや業務を削減できる
導入後の効果
- リニューアル開業からの導入で正解、患者さん層の若返りも成功
- LINE登録率82％、90代の患者さんもLINE予約を活用
- 無断キャンセル、スタッフの負担軽減
導入前の課題について教えてください
Y’sデンタルオフィス松戸は、父からの承継で、同じビルの1階に移転。クリニッククラウドは、このリニューアルオープンのタイミングで導入しました。課題は、やはり旧医院からの変革です。まずは、患者さん層。父の代からの患者さんは70代以上が約7割でしたので、若返りを図りたいと考えていました。そして、予約の手段。これまでのアポ帳から、WEB予約に切り替える必要性を感じていました。しかし、WEBは気軽にキャンセルされそうなイメージがあるうえ、スタッフはキーボード入力もままならず、不安のほうが多い状態でした。また、診察券やリコールハガキをLINEに切り替え、ペーパーレス化・コスト削減にもつなげたいという思いもありました。これまでの患者さん、新しい患者さん、どちらも大切です。LINE導入をはじめとする新しい取り組みが、吉と働くか、凶と働くか、本当に悩みました。
クリニッククラウドの導入を決めた理由は何ですか？
若い患者さん獲得にはLINEが最適だと感じていたので、まずはLINEが使えることです。中でも、歯科業界で唯一LINE公式アカウントと連携しているクリニッククラウドを選びました。予約、リマインド、フォローなど完全自動で送信できますが、自動ではなくスタッフが個別のご相談に返信するなど、心が伝わるY’sデンタルオフィス松戸らしい運用ができることが魅力でした。スタッフが使えるかという心配もあったのですが、実際に操作してみると使いやすく、予約管理の画面もアポイント帳より見やすい！ 「これなら大丈夫」と安心できたことも大きな決め手となりました。
クリニッククラウドを導入してどのような変化がありましたか？
まずは、「メリットしかない！」とお伝えしたいです。新規開業や移転開業を控えている医院様は、ぜひ最初から取り入れることを強くおすすめします。私たちは、リニューアルオープン当初から導入したことが、とてもよかったと感じています。「開業時期はスタッフも覚えることが多いから、システムはまた今度」なんて後回しにしたら、いざ導入となった際に「また業務を増やされる！」とスタッフに抵抗感が生まれてしまいます。最初から「必要な業務」とすることで、全員が同じ方向を見て取り組むことができました。パソコンが苦手だったスタッフも、スムーズに使えています。課題だった患者さん層の若返りは、見事な成果をあげています。シニア7割・ほか3割だったのが、現在はシニア3割、ほか7割と逆転しています！多くの患者さんにLINEを登録していただきたいので、Y’sデンタルオフィス松戸では、紙の診察券を廃止しました。患者さんの抵抗感を心配していたのですが、LINEが診察券代わりになるとお伝えすると、ほとんどの方がスムーズに登録してくださいます。現在、LINEの登録率は全体の82％で、90代の患者さんもご自身でLINEから次回予約を取ってくださっています。「シニアの患者さんが多いからLINEは合わないのでは？」と感じていらっしゃる方には、そんなことありませんとお伝えしたいです！LINEは本当に便利です。リマインドをLINE送信するようになってから、無断キャンセルが半分くらいに減りました。特にシニアの方が「予約を忘れなくていいね」と喜んでくださいます。一方、個別のご相談にもできる限り対応していますので、お仕事などで忙しい世代の患者さんの定着にも役立っていると実感しています。リコールもLINEで送ると、送信当日・翌日の予約が明らかに多いです。送信すると、予約がポン、ポン、ポン、と続々入ってくるイメージ。フォローメッセージもLINEで自動送信しています。インプラントやホワイトニングなどの治療時は注意事項・保証書を紙でお渡ししていたのですが、紛失したり「聞いていない」となることもありました、LINEなら双方の記録に残すことができ、行き違いがなくなりました。ペーパーレスでコスト削減、スタッフの手間も減りました。WEBもフル活用し、予約・変更・キャンセルが出来るように開放しています。導入前に心配していた「WEBからの気軽なキャンセル」は思ったより少なく、キャンセルされるのは特定の方という傾向もわかりました。キャンセルよりも、空いた枠にすぐWEB予約が入るメリットの方が大きいです！ 空き枠に自動でポンと入るので、受付スタッフの負担も減りました。長期休み中は、WEBからの予約・変更が30件近くあったので、電話なら大変だったと改めて実感し、大きなメリットを感じました。紙のアポイント帳ではできなかったことのひとつに、データ分析があります。キャンセル数などの課題が明確化されたことで、自費キャンセルは費用をいただく、掲示物で注意喚起をするなど、早めに施策を打てるようになりました。導入前は不安が大きかったのですが、いざ導入してみたらシステムのほうが見やすいですし、履歴や検索機能もあるのでメリットしかありません。もう紙には戻れません。リニューアルオープンしてから売上も好調で、クリニッククラウドの導入が収益につながっていると実感しています。
