かとう歯科医院
LINEフル活用で、キャンセル減、新患増。理想の予約システム！
【お話を伺った方】 加藤貴也 先生
かとう歯科医院会
LINEフル活用で、キャンセル減、新患増。理想の予約システム！
【お話を伺った方】 加藤貴也 先生
導入前の課題
- 単なるWEB予約ではない「理想の予約システム」に出合えなかった
- 患者さんの無断キャンセルや離脱の対策をしたかった
- スタッフの負担が多いため、人に依存しない仕組みが必要だった
導入の決め手
- LINEと予約の連携で、システムを一本化できる
- いたずらや重複などの誤った予約を防止できる
- 予約の自動化により、人に依存しない仕組みが実現できる
導入後の効果
- スタッフを介さず予約が自動的に埋まり、新患も増えた
- LINEリコールの効果が非常に高く、キャンセルや離脱が減った
- 予約業務（入力や電話など）が激減し、スタッフにも好評
導入前の課題について教えてください
限られた人数で効率よく診療するには、データ入力や電話対応など、予約業務にかかるスタッフの負担を減らす必要がありました。
そのため、「患者さんがご自身で簡単に予約を入れられるが、いたずらや重複などのまちがった予約はできない」という予約システムを探していました。
というのも、一般的なWEB予約システムでは、「同一患者さんが、何度も新患として予約を取れてしまう」「連絡方法がメールなので確証が取れない」などの問題点があると聞いていたからです。
予約システムを入れても、確認作業などにスタッフの時間がかかるなら、本末転倒ですよね。患者さんのキャンセルや離脱も防ぎたかったので、フォローできる仕組みをあれこれ比較したものの、自分が理想とする予約のシステムに出合うことができませんでした。
また、集患サイトの利用も考えたものの、課金制のため抵抗がありました。
クリニッククラウドの導入を決めた理由は何ですか？
一番は、LINEが使えることです。
LINEは本人認証もあるので、いたずらが少なく、予約の間違いも起こりにくいだろうと思いました。LINEと予約帳が一本化しているのもポイントで、患者さんがLINEからご自身で入れた予約がスタッフを介さずにそのまま反映されるため、人に依存しない仕組み作りが可能になるのも魅力的でした。
かとう歯科医院に限らず、近年はスタッフの採用がとても難しくなっています。スタッフの負担を減らすことができれば離職防止になるでしょうし、万が一スタッフが変わったとしても、人に頼らない仕組みができていればスムーズにアポイント管理ができます。
クリニッククラウドを導入してどのような変化がありましたか？
患者さんが24時間、ご自身で予約を入れてくださるので、当日の空き枠なども自動的に埋まるようになりました。スタッフを一切介さずに予約が完了するので、予約にかかる受付業務、予約入力や電話対応にかかる事務作業が大きく減りました。スタッフからも好評です。
あとは、LINEが思ったよりもずっと幅広く活用できること。
LINEのリコールメッセージは、効果が非常に高いです。1度のメッセージで来院されなかった方には、2度目のメッセージをお送りしています。
LINEにメッセージを送ることで、トーク画面の一番上に「歯の予約」がきます。かとう歯科医院のことが患者さんの潜在意識に残るので、その点もLINEを使えるメリットだと思います。患者さんもLINEなら抵抗がないようで、登録者がどんどん増え、無断キャンセルや離脱の防止につながっています。有料の集患サイトを使わなくても、LINEから新規の患者さんが増えているので、導入してよかったと実感しています。
